V prvom rade je potrebné povedať, že zrejme takmer všetky zväzy ale aj iné športové organizácie už majú zlú skúsenosť s prijímaním rozhodnutí na rýchlo, bez prípravy, pod tlakom emócií, väčšinou negatívnych, ktoré niekto zámerne vyvolal, bez rozvahy a často aj vecne nesprávne, či nespravodlivo. Z takýchto rozhodnutí sa potom rodia dlhoročné neprekonateľné anymozity a niekedy aj spory.
Je možné sa zhodnúť na tom, že je férové, keď účastníci/delegáti zasadnutia najvyššieho orgánu s právom hlasovať, vedia vopred o čom sa bude rokovať, a teda mali by mať k dispozícii program s podkladmi k jednotlivým bodom programu niekoľko dní vopred, aby sa na rokovanie mohli pripraviť. Preto sa v § 21 ods. 1 písm. b) Zákona o športe ustanovila pre národné športové zväzy a národné športové organizácie (viď § 24 ods. 2 Zákona o športe), že:
"pozvánka, návrh programu zasadnutia a podklady na zasadnutie sa zasielajú osobám oprávneným zúčastniť sa na riadnom zasadnutí najmenej sedem dní pred konaním zasadnutia,"
Aby sa vylúčili možné komplikácie, či chaos pri schvaľovaní programu najvyššieho orgánu je vhodné a efektívne, aby sa v predpisoch zväzu (stanovy alebo rokovací poriadok) upravilo, že prípadné návrh na zmeny v programe zasadnutia najvyššieho orgánu, ktoré je oprávený predkladať každý delegát najvyššieho orgánu prípadne aj ďalšie osoby oprávnené podľa stanov, musia byť predložené v písomnej forme predsedajúcemu najvyššieho orgánu pred otvorením zasadnutia konferencie.